臺中市政府RFID檔案管理應用RFID技術管理大型檔案資料庫，有效節省人力，精確又安全

導入背景

        在臺灣，設有檔案管理部門的政府機關、機構與公立學校達7,000多個，每年產生檔案文件約3億多份，在檔案清查、調檔與過期銷毀等工作上需要花費大量人力。如果調閱的文件歸還時放錯了位置，尋找需要耗費大量人力。

        NEC在2009年協助臺中市政府檔案管理局導入「無線辨識檔案管理安全管控系統」，應用RFID技術，開發檔案管理安全管控系統，以提高檔案管理的效率。

導入過程

        檔案管理工作包括檔案點收、編目成案卷、入庫上架、清查盤點、檔案調閱及到期銷毀。由于歷年來的檔案案卷數量龐大，在定期清查盤點及到期銷毀等工作上需要耗費大量時間與人力。

        NEC為臺中市政府采用高頻（High Frequency，13.56Mhz）RFID標簽。將檔案庫房內每一本案卷的編號錄入標簽，將標簽貼到案卷的內頁上。在電腦系統內建立案卷編號的資料庫，將資料庫內容以有線或無線方式下載到手持式清查讀取器內，使用手持式清查讀取器在檔案庫房可進行快速清查盤點、調閱及到期銷毀等工作。在檔案架上也貼有標簽，用手持式清查讀取器讀取檔案架上的標簽時，可迅速顯示出該架上所有案卷清單，以進行清查盤點工作。

        案卷通常按照編號順序進行排列，基于這個特性，系統特別設計順序讀取功能。在清查過程中，如果有遺漏的案卷，系統會立即發出提醒的聲音，提醒清查人員立即注意。因此盤點人員不需全部盤點完畢，就可知道有哪些案卷尚未讀取到。

系統概要圖

硬件架構

軟件架構

導入成果及未來展望

        過去使用人工盤點，平均每份案卷需要約10秒，盤點10,000份需要100,000秒，相當于27.7小時；應用RFID技術進行盤點，平均每份案卷僅需約0.5秒， 盤點10,000份需要5000秒，相當于1.3小時，效率是人工盤點的20倍。還可避免人為判斷失誤，大幅提升盤點正確率。

        另外，當檔案案卷未按規定放在正確位置時，以前必須以人工方式逐冊清點；應用RFID快速掃描，可即時查找到放錯的案卷。此外，根據案卷的保存年限規劃位置，可有效使用檔案柜，節省空間；配合銷毀工作，可大幅降低案卷搬移工作量及費用。

        目前已完成第一階段工作，未來將為臺中市政府規劃更加完善的整合架構，包括案卷存放位置的顯示功能，根據檔案單就可顯示出庫房內案卷的位置；為加強庫房出入的安全性，計劃在庫房門口整合RFID與臉部識別系統，工作人員需使用員工識別的RFID卡或輸入密碼，配合臉部識別，確認身份后才可進入庫房；同時加裝RFID安全門:若未按照正常程序登記檔案案卷的調閱，案卷經過出口時將被偵測到并發出警告。臉部識別與安全門已達到零接觸設計，可在無形中為安全管控切實把關。

NEC系統負責人的話

         臺灣NEC政府第一SI營業部鄭喬松副理表示，RFID的應用已成為全世界的趨勢，政府、金融、制造、醫療、交通、半導體等相關產業，都在積極考慮導入RFID為公司帶來更大的效益(如節省人力、增加精確度等)。目前國外先進國家也有一些RFID檔案管理建設實例，NEC協助臺中市政府建設無線辨識檔案管理安全管控系統，對于臺灣各單位檔案管理工作的流程改善和工作效率的提高將是一大創新而且影響深遠。相信將來臺灣更多的單位會逐漸導入RFID檔案管理系統，以為民眾提供更優質的服務。

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